Další komunikační techniky

Úřední deska - informační tabule úřadu

Úřední deska orgánu státní správy a samosprávy je vhodný informační prostředek k průběžnému informování o jednotlivých fázích procesu SEA. Nicméně, neměla by být používána jako jediný informační prostředek. Při umísťování informací na úřední desce je důležité dbát na aktuálnost poskytovaných informací, na jejich srozumitelnost a jednoduchost. Je vhodné zveřejňovaný text upravit přímo pro účely úřední desky, tzn. zkrátit daný text (vzor - příloha č.4.6.), vhodně jej strukturovat, upravit barevným zvýrazněním nebo dopsanými mezititulky apod. Vzhledem k tomu, že každý úřad využívá většího počtu úředních desek, doporučujeme umísťovat informace na všech.

Vzhledem k tomu, že stále existují skupiny osob, které nemají přístup k internetu, je toto jeden z dalších způsobů jak informovat veřejnost.

Na regionální a místní úrovni lze tyto informace ještě navíc zveřejnit na úředních deskách dalších úřadů (např. hygienické ústavy, inspekce životního prostředí atd.).

Informační materiál

Současně v této fázi procesu se osvědčilo zpracovat informační materiál, který obsahuje stručnou informaci ke každé fázi procesu (např. stručný výtah navrhovaných vizí, priorit, cílů a opatření). Stačí, když jsou např. cíle vyjmenovány v dané struktuře, ve které navazují. Tento stručný přehled doporučujeme v tištěné podobě dát i ve větším množství na podatelnu úřadu k rozebrání a také na internetové stránky. Je poté potřeba v médiích uvádět, kde je všude k dispozici tato stručná informace. Doporučujeme vzít několik tištěných verzí informace i na veřejné setkání a tam je nabídnout účastníkům.

Informační středisko úřadu - podatelna

Doporučujeme, aby veškeré tištěné materiály provázející proces přípravy strategického dokumentu (daný dokument v plném znění, posouzení SEA, atd.) byly umístěny v informačních střediscích, popř. podatelnách příslušných úřadů státní správy a samosprávy k nahlédnutí. Současně se osvědčilo zpracovat stručný výtah - informaci ke každé fázi procesu - např. stručný výtah navrhovaných vizí, priorit, cílů a opatření. Stačí, když jsou např. cíle vyjmenovány v dané struktuře, v které navazují. Tento stručný přehled doporučujeme v tištěné podobě dát i ve větším množství na podatelnu příslušného úřadu k rozebrání, ale také na internetové stránky. Je poté potřeba v médiích uvádět, kde je všude k dispozici tato stručná informace. Doporučujeme několik tištěných verzí informace vzít i na veřejné setkání k rozebrání účastníkům.

Osobní dopis

Pokud chceme přímo oslovit vybranou omezenou cílovou skupinu a zajistit tak její účast, je vhodné využít formy osobního dopisu. Osobní dopis představuje velmi adresný způsob oslovení. Můžeme ho použít při organizaci veřejného setkání, poradní skupiny apod. V osobním dopise je vhodné adresáta požádat o potvrzení jeho účasti. Tuto metodu je vhodné použít při oslovování klíčových účastníků daného setkání. Vzor pozvánky na veřejné setkání je uveden v příloze č. 4.2.

Média

Média budeme v rámci zapojování veřejnosti využívat několikrát. Je vhodné již na začátku procesu vydat tiskovou zprávu a rozhodnutí zahájení prací na přípravě dokumentu a jeho SEA posouzení. Je důležité uvést i odkazy, kde se veřejnost může seznámit s podrobnějšími informacemi.
Na národní úrovni doporučujeme předat tiskovou zprávu ČTK servisu. Na regionální a místní úrovni je vhodné nechat zveřejnit zprávu v místním tisku, úředních novinách - obecních zpravodajích, uspořádat tiskovou konferenci, atd.

Vzor tiskové zprávy je uveden v příloze č. 4.3.

Plakát

Plakát musí být graficky zpracován tak, aby upoutal pozornost na větší dálku a povzbudil zájemce k jeho přečtení. Je vhodné použít velkého barevného formátu. Je důležité vymyslet nějaký prvek, který odliší daný plakát od ostatních (např. výstižné heslo, obrázek apod.).

Plakát může být využit rovněž jako pozvánka na veřejné setkání. Umístěte plakát na dobře viditelných a hojně navštěvovaných místech (např. zastávky dopravních prostředků, knihovny, obchody, úřední desky atd.).

Tato "veřejná místa" doporučujeme využívat především na regionální a místní úrovni k propagaci veřejných setkání, zveřejnění informací, kde může veřejnost získat dané materiály.

Vzor plakátu je uveden v příloze č. 4.7.