Jak poznat dobrý plán zapojení veřejnosti?

Ať už připravuje plán zapojení veřejnosti odpovědný orgán obce, nebo externí zpracovatel rozvojového dokumentu, bude rada a zastupitelstvo obce tento plán schvalovat. Předtím by ho měla vyhodnotit, případně hodnocením pověřit odpovědný orgán obce nebo nezávislou organizaci. Níže uvedené otázky lze využít jako klíč pro ohodnocení kvality navrženého plánu zapojení veřejnosti.

• Má návrh plánu zapojení veřejnosti všechny základní náležitosti?

Základní náležitosti plánu
Základní náležitosti plánu zapojení veřejnosti jsou:

• Postup obsahuje kroky efektivního zapojení veřejnosti,
• časový harmonogram logicky integruje kroky zapojení veřejnosti do časového harmonogramu zpracování rozhodnutí nebo koncepce,
• jsou vybrány vhodné techniky, a termín realizace
• jsou určeny odpovědné osoby za realizaci plánu,
• rozpočet je odůvodněný.

5 kroků efektivního zapojení veřejnosti
Efektivita zapojení veřejnosti se pozná podle toho, jakou měrou může veřejnost ovlivnit rozhodnutí. Aby bylo zapojení veřejnosti dostatečně účinné, musí plán zapojení veřejnosti předpokládat 5 základních kroků:

• včasné a srozumitelné podání informací veřejnosti - je základní podmínkou celého procesu zapojení veřejnosti. K informování využijte informační systém obce a další vybrané techniky. Pro veřejnost se připravují informace, které jsou srozumitelné, svou délkou a obsahem odpovídají zájmu a kapacitě veřejnosti (viz. takéjak zpracovávat texty určené veřejnosti).

• získání zpětné vazby, názorů občanů - vytvoření prostoru pro názory občanů a pomoc občanům při formulaci jejich názorů ještě před rozhodnutím (viz.techniky zapojení veřejnosti).
• spoluúčast veřejnosti - zodpovědný orgán nebo zpracovatel vybírá techniky účasti veřejnosti vzhledem k podmínkám, geografickému uspořádání, situaci, rozpracovanosti dokumentu a podle závažnosti projednávaného dokumentu
• vypořádání připomínek - předem se stanoví, jak bude naloženo s přijatými a jak s nezapracovanými připomínkami veřejnosti

Základem práce s připomínkami by mělo být :

• zveřejnění všech připomínek
• vypořádání všech připomínek (přijetí, nebo odmítnutí a zdůvodnění odmítnutí)
• zveřejnění, jak byly připomínky vypořádány
• vyhodnocení procesu z hlediska účasti veřejnosti - hodnocení ověřuje plnění předchozích bodů, a zda bylo zapojení veřejnosti efektivní

**Archivace
Archivování dokumentů (pozvánek a výstupů jednání, variant řešení, seznamů připomínek) je důležité opatření např. proti situaci, kdy je zpochybňováno rozhodnutí přijaté v rozvojovém dokumentu. Slouží pro pozdější možnou kontrolu, nebo pro zjišťování, zda s řešením v navrhovaném rozvojovém dokumentu souhlasila veřejnost.

**Vyhodnocení efektivity zapojení veřejnosti
Po ukončení procesu zaopjení veřejnosti je vhodné vyhradit čas ještě k jeho vyhodnocení. Vyhodnocení by mělo zastupitelům přinést odpověď na otázku, jestli bylo zapojení veřejnosti přínosem ("jestli se vyplatí") a za jakých podmínek. Zjišťuje se, zda a do jaké míry byla účast veřejnosti efektivní. Přitom za efektivní lze účast veřejnosti označit tehdy, pokud má vliv na rozhodnutí.
Vyhodnocením také poskytujete veřejnosti důležité informace a ujištění o tom, zda a do jaké míry byl proces spravedlivý a transparentní. O způsobu hodnocení je potřeba uvažovat na začátku procesu a podle toho naplánovat jednotlivé kroky (např. naplánovat hodnotící dotazníky pro veřejnost apod.).
Za provedení vyhodnocení je zodpovědný zpracovatel, poté vypracuje zprávu o hodnocení. Proces by měl být vyhodnocen i nezávisle na týmu zpracovatelů strategického dokumentu. Obě vyhodnocení jsou zveřejněna nejméně prostřednictvím Internetu, Informačního střediska a médií.

Zpráva má odpovídat uvedené otázky, které se týkají způsobu vedení zapojení veřejnost, např.

• Měla veřejnost příležitost se zúčastnit konzultací?
• Měla veřejnost příležitost spolupracovat?
• Byl o stanoviscích veřejnosti informován rozhodovatel?
• Měla účast veřejnosti vliv na rozhodnutí rozhodovatele?
• Jak byla práce řízena a koordinována?
• Dosáhla práce očekávaných výsledků, například:
• dosáhnout alespoň částečného konsensu o dalším postupu?
• posílit ochotu veřejnosti spolupracovat a zúčastnit se dialogu o podobných pracích v budoucnu?
• Jak byly využity fondy pro práci?
• Jak byli s prací spokojeni:
• pracovníci pracovních skupin?
• nevládní neziskové organizace?
• odborníci?
• orgány veřejné správy?
• ostatní veřejnost?

Jako svou poslední činnost vyhodnotí tým zpracovatele svou práci a její výsledky.

** Chyby při zapojení veřejnosti ***(piktogram) problém
Častou chybou při zapojování veřejnosti je časový harmonogram.Ten mnohdy nedává veřejnosti dostatek prostoru pro řádné seznámení se s dokumenty, připomínkování a spoluúčast, zpracování dokumentu je příliš rychlé. Optimálního časového postupu se dosáhne jen v případě, že je zapojení veřejnosti již od počátku plánováno jako integrální součást přípravy rozhodnutí nebo koncepce.

Další chyby vznikají při přípravě a projednávání dokumentů. Dokumenty jsou často připraveny bez účasti veřejnosti a jsou dány pouze k připomínkování (v případě koncepcí a strategií). Místo spolupráce se spoléhá pouze na formální jednání. Projednávaný dokument je nesrozumitelný.

1. Základní otázky
• budou občané zapojeni ve všech fázích plánování
• budou všechny zainteresované skupiny mít možnost se vyjádřit
• budou všechny zainteresované skupiny mít možnost ovlivnit projekt či rozhodnutí
• bude dostatek financí odpovídající rozsahu projektu
2. Před plánováním programu:
• jaké vstupy od občanů je do rozhodnutí potřeba
• jaká úroveň zapojení veřejnosti je vhodná
• jaká je ochota občanů se zapojit
• jaký je existující časový prostor a harmonogram

Před plánováním programu je potřeba rozhodnout:

• jaké vstupy od občanů je do rozhodnutí potřeba (připomínky k materiálům, návrh alternativ, veřejná podpora záměru, rozhodnutí o výběru alternativy, další podněty pro práci orgánu atd)
• úroveň zapojení veřejnosti
• ochota občanů se zapojit (kontroverzní projekt - dopravní stavba, abstraktní problém - koncepce, strategie, komplikovaný problém - rozpočet)
• existující časový prostor a harmonogram (je dost času na informování a všechny techniky, kdy je potřeba mít jaké podklady od občanů, atd)

3. Kroky při návrhu programu I:

1. získání všech potřebných informací
2. analýza kroků rozhodovacího procesu
3. rozhodnutí o úrovni zv
4. určení klíčových bodů pro konzultace

4. Kroky při návrhu programu II:

   5.    určení cílových skupin
   6.    určení vhodných technik a jejich kombinací, určení
          harmonogramu a vytvoření programu zv
   7.    zajištění zdrojů

Kroky při návrhu programu:

1. získání všech potřebných informací (o procesu, o problému, atd.) např. při úpravě veřejného prostranství je potřeba jasně vědět majetkové poměry, územní plán atd. otevře-li se rozhodovací proces pro občany je potřeba dávat pečlivý pozor na to, aby vstupní informace byly přesné, případně jasně říct co se ještě neví - jednou poskytnuté informace se obtížně dementují
2. analýza kroků rozhodovacího procesu (kdy, kdo, co rozhoduje - jednotlivé kroky procesu, zpracovávané materiály pro jednotlivé kroky, atd)
3. rozhodnutí o úrovni zv (informování, konzultace, společné plánování atd.)
4. určení klíčových bodů rozhodovacího procesu pro konzultace - je důležitější veřejnost zapojit do sběru dat, návrhu alternativ nebo návrhu kompenzačních opatření či realizačních priorit
5. určení cílových skupin - koho se to bude dotýkat nejvíce, jaké skupiny (geograficky, tématicky či demograficky určené)
6. určení vhodných technik a jejich kombinací určení harmonogramu a vytvoření programu zv
7. zajištění zdrojů

5. Příklad: Tvorba strategie rozvoje města:

1. Zpracování zadání případně výběr zpracovatele
2. Tvorba pracovního týmu
3. Zpracování analytické části
• situační analýza
• SWOT analýza
4. Zpracování strategické části
• vize
• opatření (cíle, globální cíle, atp.)
• aktivity (projekty)
5. 5. Implementační část
• finanční plán
• implementační plán
6. 6. Monitoring

Příklad programu zapojení veřejnosti