Jak naplánovat program zapojení veřejnosti?

Pokud se na významné rozhodnutí vztahuje legislativa zakotvující účast veřejnosti (viz.zapojení veřejnosti dle zákona) je nezbytné postupovat podle příslušných zákonů. Vždy je ale přínosem pokud je účast veřejnosti rozšířena pomocí dalších speciálních technik podle závažnosti rozhodnutí (viz.techniky zapojení veřejnosti).

Pokud přistoupí rozhodovatel na zapojení veřejnosti, i když není nařízené zákonem (viz.kam a kdy zapojovat veřejnost), je třeba vypracovat, schválit a realizovat plán zapojení veřejnosti. Přitom je možné použít níže uvedený postup.

Program zapojení veřejnosti v jednotlivých krocích

1)  Před realizací programu zapojení veřejnosti je samozřejmě nezbytně nutné vybrat významné rozhodnutí nebo strategii, která bude projednána s veřejností. Obvykle výběr významného rozhodnutí provádí starosta nebo rada obce. Pokud je to vhodné mohou zastupitelé svou pravomoc výběru významných rozhodnutí k projednání delegovat na tajemníka nebo vedoucího odboru. Rada obce následně schvaluje návrh výběru

2) Je nutné určit zodpovědnost za program zapojení veřejnosti. Za efektivní účast veřejnosti na plánování je zodpovědný orgán nebo rozhodovatel, který rozhodnutí nebo koncepci připravuje.

3) Dojde k zadání zpracování návrhu plánu zapojení veřejnosti. K tomu, aby rozhodnutí bylo občany přijato, je potřeba, aby občané byli do jeho přípravy zapojeni od samého počátku. Plán zapojení veřejnosti by měl být vytvořen včas - nejlépe současně s vytvářením plánu přípravy rozvojového dokumentu. Plánované kroky zapojování veřejnosti je vhodné začlenit jako integrální součást příprav dokumentu. Je vhodné, aby zpracování plánu zapojení veřejnosti bylo součástí zadání přípravy rozhodnutí nebo koncepce.

• Zpracování plánu může být pověřen odbor obecního úřadu, v jehož kompetenci je příprava rozhodnutí nebo koncepce
• Pokud se jedná o přípravu koncepce (strategie) může být zadání vypracování programu zapojení veřejnosti součástí zakázky pro zpracovatele (expert, agentura), který byl vybrán pro zpracování dokumentu.
• K vypracování plánu zapojení veřejnosti může být přizván externí poradce, nebo agentura. V tom případě je nutná velmi úzká a dobrá spolupráce mezi externím poradcem a zpracovatelem.

4) Před plánováním programu zapojení veřejnosti je vhodné si položit následující otázky:

• Budou občané zapojeni ve všech fázích plánování?
• Budou všechny zainteresované skupiny mít možnost se vyjádřit?
• Budou všechny zainteresované skupiny mít možnost se vyjádřit?
• Budou všechny zainteresované skupiny mít možnost ovlivnit projekt nebo rozhodnutí?
• Bude dostatek financí odpovídající rozsahu projektu?



Před plánováním programu je také navíc třeba rozhodnout:
• Jaké vstupy od občanů jsou potřeba

5) Po schválení plánu zapojení veřejnosti se přistupuje k realizaci. Odpovědnost za realizaci plánu nese jeho zpracovatel

6) Zapomínat by se nemělo ani na archivaci. Všechny relevantní materiály týkající se zapojení veřejnosti do zpracování by měly být uchovány v archívu obce nejméně po dobu platnosti projednávané koncepce. Archivování dokumentů (pozvánek a výstupů jednání, variant řešení, seznamů připomínek) je důležité opatření např. proti situaci, kdy je zpochybňováno rozhodnutí přijaté v rozvojovém dokumentu. Slouží pro pozdější možnou kontrolu, nebo pro zjišťování, zda s řešením v navrhovaném rozvojovém dokumentu souhlasila veřejnost.

7) Na závěr je vhodné vyhodnotit efektivitu zapojení veřejnosti. Po ukončení procesu zapojení veřejnosti je vhodné vyhradit čas ještě k jeho vyhodnocení.

Vyhodnocení by mělo zastupitelům přinést odpověď na otázku, jestli bylo zapojení veřejnosti přínosem ("jestli se vyplatí") a za jakých podmínek. Zjišťuje se, zda a do jaké míry byla účast veřejnosti efektivní. Přitom za efektivní lze účast veřejnosti označit tehdy, pokud má vliv na rozhodnutí.

Vyhodnocením také poskytujete veřejnosti důležité informace a ujištění o tom, zda a do jaké míry byl proces spravedlivý a transparentní. O způsobu hodnocení je potřeba uvažovat na začátku procesu a podle toho naplánovat jednotlivé kroky (např. naplánovat hodnotící dotazníky pro veřejnost apod.).
Za provedení vyhodnocení je zodpovědný zpracovatel, poté vypracuje zprávu o hodnocení. Proces by měl být vyhodnocen i nezávisle na týmu zpracovatelů strategického dokumentu. Obě vyhodnocení jsou zveřejněna nejméně prostřednictvím Internetu, Informačního střediska a médií.

Zpráva by měla odpovídat na níže uvedené otázky, které se týkají způsobu vedení zapojení veřejnost,
např.

• Měla veřejnost příležitost se zúčastnit konzultací?
• Měla veřejnost příležitost spolupracovat?
• Byl o stanoviscích veřejnosti informován rozhodovatel?
• Měla účast veřejnosti vliv na rozhodnutí rozhodovatele?
• Jak byla práce řízena a koordinována?
• Dosáhla práce očekávaných výsledků, například:
• dosáhnout alespoň částečného konsensu o dalším postupu?
• posílit ochotu veřejnosti spolupracovat a zúčastnit se dialogu o podobných pracích v budoucnu?
• Jak byli s prací spokojeni:
• pracovníci pracovních skupin?
• nevládní neziskové organizace?
• odborníci?
• orgány veřejné správy?
• ostatní veřejnost?

Jako svou poslední činnost vyhodnotí tým zpracovatele svou práci a její výsledky.